Automatización de documentos de transporte y cadena de suministro

La transformación digital está impulsando cambios significativos en los sectores de logística y transporte de mercancías. Es esencial que las compañías adopten estrategias decisivas para optimizar la eficiencia y la productividad de sus operaciones.

Los documentos con errores mínimos pueden llevar a complicaciones como el difícil seguimiento, retrasos o incluso la cancelación de entregas, lo que podría significar pérdidas económicas para la empresa. Mediante la digitalización de la documentación logística, las organizaciones pueden minimizar el tiempo de procesamiento de datos, incrementar la exactitud y seguridad de los datos, y facilitar una gestión de flujo de trabajo más eficiente, entre otros beneficios.

Para conseguir estos beneficios, es importante que las compañías no solo se enfoquen en la digitalización de documentos sino que también implementen la automatización de sus procesos a través de la inteligencia artificial. Las soluciones de IA son capaces de procesar grandes volúmenes de datos de manera rápida y efectiva, facilitando a las organizaciones la toma de decisiones informadas. Además, estas tecnologías pueden mejorar las operaciones diarias, optimizar los procesos de trabajo y disminuir la probabilidad de errores.

Automatización de documentos de transporte: ¿Qué es y cómo funciona?

En el comercio y la logística, la eficiencia y la precisión son vitales. Aquí es donde entra en juego la automatización de documentos de transporte, una innovación diseñada para revolucionar la manera en que las empresas manejan la enorme cantidad de papeleo necesario para mover mercancías de un punto a otro. Esta tecnología se basa en el uso de sistemas informáticos y software especializado para crear, procesar, almacenar y compartir documentos de forma electrónica, eliminando la necesidad de documentos físicos.

La automatización comienza con la digitalización de los documentos tradicionales, como facturas, conocimientos de embarque, declaraciones de aduana y otros papeles esenciales para el transporte de mercancías. Una vez que estos documentos están en formato digital, se pueden utilizar herramientas de inteligencia artificial y aprendizaje automático para clasificar, verificar y procesar la información de manera más rápida y con menos errores humanos. Por ejemplo, un sistema automatizado puede extraer datos de una factura electrónica, compararlos con los términos del contrato y validarlos sin intervención manual.

Este proceso no solo agiliza las operaciones sino que también mejora la seguridad de la información. Los documentos electrónicos se pueden cifrar, rastrear y controlar con precisión, lo que reduce el riesgo de pérdida, robo o falsificación. Además, la automatización facilita el intercambio de documentos entre todas las partes involucradas en la cadena de suministro, desde el fabricante hasta el transportista y el destinatario final, mejorando la transparencia y la colaboración.

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Beneficios de la automatización para la cadena de suministro

La automatización de documentos de transporte no solo transforma la logística de manera operativa, sino que también ofrece una serie de beneficios estratégicos para la cadena de suministro. Algunos de estos beneficios incluyen:

• Eficiencia mejorada: la automatización reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para gestionar documentos. Lo que antes tomaba horas de trabajo manual, ahora se puede hacer en minutos, permitiendo que el personal se enfoque en tareas más estratégicas.
• Reducción de errores: al minimizar la intervención humana, se reduce la probabilidad de errores en los documentos, como datos incorrectos o incompletos, lo que puede llevar a retrasos y costos adicionales.
• Mayor transparencia: todos los documentos están accesibles en línea, lo que significa que las partes interesadas pueden rastrear el progreso de los envíos en tiempo real. Esto mejora la confianza entre socios comerciales y ayuda a gestionar mejor las expectativas de los clientes.
• Cumplimiento regulatorio: las soluciones automatizadas se actualizan regularmente para cumplir con las últimas regulaciones internacionales y locales, lo que ayuda a las empresas a evitar multas y retrasos por incumplimiento.
• Sostenibilidad: al reducir la necesidad de papel, la automatización contribuye a las iniciativas de sostenibilidad de las empresas, un aspecto cada vez más importante tanto para reguladores como para consumidores.
• Análisis y toma de decisiones mejorada: los datos recopilados y procesados a través de la automatización pueden ser utilizados para analizar tendencias, optimizar rutas de envío y tomar decisiones basadas en información precisa y actualizada.

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Herramienta clave para la automatización de documentos de transporte: Parsedoc

¿Qué es Parsedoc?

Parsedoc es una solución avanzada que incorpora inteligencia artificial (IA) y tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para revolucionar la gestión documental en las empresas. Esta herramienta está diseñada para automatizar el proceso manual de manejo de documentos, permitiendo su integración fluida en los sistemas de gestión empresarial. Entre los documentos con los que trabaja Parsedoc se incluyen facturas, albaranes, pedidos de compra, y DUAs, abarcando una amplia gama de necesidades empresariales. Lo destacable de Parsedoc es su capacidad para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa mediante diversas modalidades como Basic, Mapping, RPA y Full outsourcing, detalladas en sus documentos de precios.

¿Cómo funciona?

Parsedoc simplifica la entrada y salida de documentos en las organizaciones. Para la entrada de documentos, los clientes pueden enviar sus documentos a Parsedoc ya sea por correo electrónico o API. En caso de optar por la segunda opción, es necesario establecer una integración correspondiente. Además, si se elige la modalidad RPA, Parsedoc se integra activamente con el correo electrónico o cloud del cliente para obtener documentos, requiriendo que el cliente habilite los endpoints necesarios.

Para la salida de información, los datos extraídos por Parsedoc se envían al destino deseado por el cliente, como su ERP, sistema contable, o archivos Excel o CSV. Esto implica realizar las integraciones necesarias para cada caso, asegurando que la información fluya sin problemas hacia donde se necesita.

Beneficios

Los beneficios de implementar Parsedoc en la gestión documental son numerosos y significativos:

• Ahorro de tiempo: reduce hasta un 99% el tiempo dedicado al procesamiento manual de documentos en el departamento administrativo, liberando recursos para tareas de mayor valor.
• Mejora de la eficiencia: automatiza procesos y elimina tareas redundantes o de bajo valor añadido, optimizando los flujos de trabajo.
• Reducción de errores manuales: la precisión de la IA y el OCR minimizan los errores humanos, garantizando datos más fiables.
• Aumento de la productividad: la automatización permite a las empresas ser más productivas, enfocando sus esfuerzos en áreas estratégicas.
• Reducción del papel: contribuye a la sostenibilidad y a la reducción de costos relacionados con el manejo físico de documentos.
• Integración con ERP y otros sistemas: facilita una integración sin fisuras con distintos sistemas de gestión empresarial, centralizando la información.
• Opción de Full Outsourcing: permite a las empresas externalizar completamente la gestión de documentos, confiando en la tecnología y el equipo de Parsedoc.

¿Qué variedad de documentos logísticos se pueden digitalizar con Parsedoc?

Parsedoc, gracias a su avanzada tecnología de inteligencia artificial y OCR, ofrece a las empresas la posibilidad de digitalizar y automatizar un amplio espectro de documentos logísticos, fundamentales para el comercio internacional y las operaciones de importación y exportación. Esta capacidad de Parsedoc abarca desde documentos específicos de transporte hasta documentos generales necesarios para el cumplimiento de los requisitos legales. A continuación, se detalla la variedad de documentos que pueden ser digitalizados con Parsedoc:

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Documentos relacionados con el Transporte

• Terrestre: La CMR, carta de porte internacional por carretera, esencial para demostrar la existencia de un contrato de transporte internacional por carretera y servir como comprobante de entrega.
• Cuaderno TIR: Facilita el transporte internacional de mercancías bajo el régimen aduanero TIR.
• Terrestre en España: Incluye la carta de porte nacional, el albarán y el Bill of Landing (BL), donde se distingue entre BL house para exportaciones y BL Master para importaciones.
• Multimodal: El FBL (Fiata Bill of Landing) cubre las necesidades de un transporte que involucra más de un modo de transporte.
• Marítimo: Documentos de embarque específicos para el transporte marítimo.
• Aéreo: Documentación regida por la IATA para el transporte aéreo.
• Ferroviario: Documentación CIM para el transporte por ferrocarril.
• Productos importados a la UE: Deben acompañarse del documento T2L al llegar a Europa, evidenciando el movimiento de mercancías dentro del territorio aduanero de la UE.

Documentos generales

• Partida Arancelaria: Clasificación de mercancías según el arancel de aduanas.
• Certificado de Origen: Documento que prueba el origen de las mercancías.
• DUA (Documento Único Administrativo): Esencial para el despacho de aduanas en importaciones y exportaciones.
• Factura proforma: Funciona como un contrato previo a la emisión de la factura comercial.
• Factura comercial: Detalla la transacción comercial entre el exportador y el importador.
• Factura Aduanera: Específica para los procedimientos aduaneros.
• Packing List: Equivalente a un albarán pero utilizado en el comercio internacional.
• Cuadernos ATA: Permiten la importación temporal de mercancías, como muestras o material para exposiciones.
• Cobertura de riesgos (seguro): Documentos de seguro como las Institute Cargo Clauses, que detallan la cobertura de los riesgos durante el transporte.

Parsedoc se posiciona como una herramienta integral y versátil para la digitalización de la documentación logística, ofreciendo a las empresas una forma eficiente de manejar la compleja gama de documentos requeridos para el transporte y el comercio internacional. Su capacidad para adaptarse y procesar distintos tipos de documentos facilita significativamente la gestión de la cadena de suministro, asegurando un flujo de trabajo más ágil y conforme a las regulaciones vigentes.