¿Cómo automatizar documentos?

Para cualquier CEO o jefe de departamento, la gestión documental es un dolor de cabeza debido al masivo volumen de datos e información que manejan las compañías hoy en día. El principal problema de las organizaciones es el complejo volumen de datos e información , que además provienen de diversas fuentes y formatos. 

Por este motivo, es imprescindible que las empresas cuenten con un sistema de gestión documental para poder manejar eficazmente esta cantidad masiva de información.  Afortunadamente, ya disponemos de softwares y herramientas altamente eficientes para la optimización de procesos de digitalización de documentos, capaces de optimizar los flujos de información y evitar pérdidas de la misma derivadas de la recolección de datos en papel. 

Si quieres conocer más acerca de los softwares de gestión documental, continúa leyendo este post.

¿Qué significa automatizar un documento?

Automatizar un documento consiste en diseñar flujos de trabajo y sistemas específicos para favorecer la creación de documentos libres de errores, eliminando de esta manera la necesidad de intervención manual. Para ello, se utilizan herramientas de software cuya inteligencia artificial genera nuevos documentos sobre la base de los ya existentes. 

La automatización busca mejorar la eficiencia, precisión y velocidad en el manejo de documentos, a la vez que minimiza errores humanos y libera a las personas para que se concentren en tareas más estratégicas. 

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Documentos que se pueden automatizar por departamento

Cada departamento cuenta con una gran cantidad de documentos que si no están bien almacenados y organizados, pueden suponer un completo caos para la compañía. 

Existen miles de documentos en cada departamento que se pueden automatizar, pero en este blog vamos a destacar los más comunes. 

Logística:

• Facturas 
• Lista de empaque 
• Tickets de recogida
• Contratos de clientes 
• Formulario de llegada y entrada 
• Contratos con clientes 
• Listados de contenidos 
• Conocimiento de embarque 

Finanzas: 

• Facturas 
• Guía de cargas 
• Formulario de pedido/ orden de compra

Área de recursos humanos: 

• Gestión de la documentación de empleados 
• Medición de rendimiento de los empleados 
• Nuevas incorporaciones de personal
• Vacaciones y ausencias laborales 
• Reportes de horas trabajadas 
• Administración de políticas de la empresa

Operaciones: 

• Reportes de calidad 
• Reportes de incidentes 
• Informe de ventas 
• Partes de trabajo

Tips para gestionar adecuadamente los documentos de tu empresa 

En el contexto actual de la era digital, manejar documentos de manera eficiente es indispensable para el funcionamiento exitoso de las empresas. Dado el incremento exponencial en la cantidad de datos, las organizaciones  enfrentan el desafío de almacenar los documentos de manera eficiente. Por este motivo, te ofrecemos varios consejos para realizar una adecuada gestión y optimización de tus documentos. 

Optimizar el registro de los procesos de la empresa:

La creación y archivo de datos, así como la generación de nuevos documentos debe ser rápida y necesariamente en formato digital, para evitar retrabajos debido a algún fallo de introducción manual. 

Centralizar e integrar toda la información: 

Es importante disponer de herramientas que permitan centralizar fácilmente todos los datos recopilados en las diferentes áreas de la empresa. Además, estos datos deben de tener la capacidad para conectarse con otros software centrales como ERPs o CRMs. A continuación, hablaremos sobre una herramienta de IA capaz de realizar esto. 

Informar de los problemas, incidencias o novedades a las partes interesadas:

 Las herramientas de gestión de información implantadas deben trabajar en la nube, con equipos de trabajo en remoto. Es necesario que sean capaces de enviar correos automatizados que aporten información relevante para los stakeholders. 

 Implementar sistemas de acción correctiva: 

Los sistemas de gestión documental no solo deben de ser capaces de automatizar documentos, sino que también deben contar con sistemas de trazabilidad, capaces de detectar cualquier error y plantear la acción correctiva necesaria para resolver la incidencia lo más rápido posible. 

Beneficios de la automatización de documentos: 

Los beneficios de la automatización de documentos son múltiples. 

Liberar tiempo y aumentar la eficacia. 

 La principal razón por la cual la mayoría de las compañías decide implementar un software de automatización documental es para aumentar la velocidad de sus operaciones. 

 La automatización documental en las diversas áreas de la empresa disminuye el tiempo destinado por parte de los empleados a tareas tediosas, permitiendo a los empleados invertir su tiempo en tareas que aporten más valor a la empresa. 

Mejorar la coherencia de los archivos. 

Uno de los mayores desafíos a los que se enfrenta una empresa es la falta de coherencia entre sus documentos, ya sean contratos laborales, correos de atención al cliente o cualquier otro documento empresarial. La falta de coherencia entre ellos puede generar descuidos o errores que repercuten a nivel económico y a nivel de imagen empresarial. Para evitar esto, la automatización de documentos trabaja sobre una base de una plantilla, minimizando los errores humanos. 

De esta manera, nos aseguramos de que los documentos respeten el tono de la comunicación de la empresa, plasmando así su personalidad, misiones y visión. 

Optimiza la auditoría de tu empresa.

 Cuando los documentos no se asemejan entre sí, resulta mucho más complejo encontrar la información requerida al realizar una auditoría. 

Por el contrario, cuando están automatizados, la persona encargada de realizar informes de desempeño sabrá exactamente dónde localizar los datos y no perderá tiempo buscándolos. Además, algunas herramientas de software de automatización generan informes de manera directa, lo cual simplifica el control y la evaluación de la gestión. 

Mejora el acceso a la información. 

Al mantener la documentación en papel, es imposible acceder a ella en cualquier momento ya que es imprescindible estar físicamente en la oficina para poder consultarla. Esto se resuelve totalmente con la automatización de documentos y su almacenamiento en la nube. Así los empleados pueden consultar la documentación corporativa desde cualquier lugar. Además, dichas plataformas permiten la configuración de permisos para limitar el acceso a la información según sea necesario. 

Reduce los costes considerablemente. 

Los costes de papel, tinta, archivadores, etc sumados al espacio que ocupan resultan un gasto elevado. Esto también contribuye a proteger el medioambiente, reduciendo la huella de carbono. Asimismo, no estarás contribuyendo al gasto de agua y energía asociada a la cantidad de árboles que se talan para producir papel. 

Incrementa la transparencia, seguridad y control. 

Al almacenar todos los documentos en la nube o en el servidor, podrás determinar las actividades realizadas por cada empleado. De igual manera, permitirá analizar los datos más rápidamente y encontrar los desafíos y oportunidades. Un fácil acceso a los documentos contribuirá, sin duda, en la transparencia de la gestión de tu compañía. 

Además de incrementar la transparencia, también incrementa la seguridad del total de la información. Por otra parte, las copias de seguridad regulares sirven para garantizar el respaldo de los archivos frente a cualquier contratiempo.  

Es posible de esta manera llevar un mayor control ya que todo está seguro y la plataforma recoge quien accedió a cada archivo y cuándo. Asimismo, es posible visualizar los cambios realizados en cada documento o plantilla, y cualquier acción efectuada en los mismos. 

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Mejora tu Gestión y automatización de Documentos con PARSEDOC

¿Qué es PARSEDOC?

PARSEDOC es una solución avanzada que utiliza inteligencia artificial (IA) y tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para automatizar el procesamiento de documentos en las empresas. Esta herramienta es capaz de trabajar con una amplia variedad de documentos, como facturas, albaranes, pedidos de compra, y más, integrándolos eficientemente en los sistemas de gestión empresarial. Ofrece distintas modalidades de servicio, incluyendo mapeo básico, RPA y outsourcing completo, adaptándose a las necesidades específicas de cada organización.

¿Qué resuelve?

PARSEDOC aborda uno de los desafíos más significativos en el entorno empresarial: la gestión y procesamiento manual de documentos. Estos procesos suelen ser tediosos y consumen una gran cantidad de tiempo de los empleados. PARSEDOC elimina la necesidad de este esfuerzo manual, facilitando la digitalización y automatización de la gestión documental. Esta transformación permite a las empresas centrarse en tareas de mayor valor, mejorando la eficiencia operativa y la satisfacción del personal.

En un mundo empresarial caracterizado por la velocidad y eficiencia, la gestión documental emerge como un componente crucial para el éxito organizacional. Parsedoc representa la solución al desafío de manejar grandes volúmenes de datos, facilitando la organización documental y promoviendo la transformación digital.