Las labores administrativas constituyen una de las áreas más importantes de la empresa. No obstante, suelen ser tediosas y representar un elevado gasto para la empresa.
Por este motivo, es necesario incorporar la tecnología para así lograr la optimización de procesos, permitiendo que los empleados trabajen de una manera más eficiente, y se concentren en las tareas críticas en lugar de aquellas repetitivas y que no generan un valor diferencial.
Adoptar un sistema para automatizar el trabajo administrativo aumentará la eficiencia y la productividad en toda la empresa. Al automatizar los flujos de trabajo, se liberan tiempo y recursos para que los empleados puedan enfocarse en tareas importantes.
Tabla de contenidos
Primero de todo, identifica qué procesos administrativos deseas automatizar
Existen diversas tareas administrativas que se pueden automatizar. Aquí te dejamos una lista de los más habituales:
- Envío de correos electrónicos: Esto puede incluir el envío de confirmaciones, recordatorios de citas, y programar citas y reuniones de manera eficiente.
- Generación de documentos estándar: Crear documentos como facturas, contratos, informes y propuestas a partir de plantillas prediseñadas puede ser automatizado para ahorrar tiempo.
- Gestión de tareas y proyectos: Automatizar la asignación de tareas, recordatorios de vencimientos y seguimiento del progreso del proyecto puede mejorar la eficiencia en la gestión del trabajo.
- Procesamiento de facturas y pagos: La automatización puede ayudar en la recepción de facturas, la verificación de detalles, la aprobación de pagos y la contabilización de transacciones.
- Recopilación de datos y análisis básico: La automatización puede recopilar datos de diversas fuentes, procesarlos y generar informes básicos para análisis posteriores.
Selecciona la herramienta de automatización que mejor se adapte a tus necesidades
Una vez identificadas las tareas que la empresa desea automatizar, es hora de escoger el mejor software de automatización documental.
Parsedoc es una herramienta que, gracias al uso de IA y tecnología OCR, ayuda a las empresas a automatizar el procesamiento manual de documentos y los integra en sus sistemas de gestión. Algunos de los documentos con los que Parsedoc trabaja son: facturas, albaranes, pedidos de compra, notas simples y DUAs, entre otros.
Gracias a las diferentes modalidades ofrecidas (Basic, Mapping, RPA y Full outsourcing), Parsedoc es capaz de adaptarse a las necesidades de cada empresa. Estas modalidades están explicadas en detalle en el documento de pricing que se indica más adelante.
Beneficios de la automatización documental
Entre los múltiples beneficios que ofrece Parsedoc al automatizar los procesos documentales, cabe destacar:
- Ahorro de tiempo: ahorro del 99% del tiempo empleado en procesamiento de documentos para el departamento de administración
- Mejora de eficiencia: automatización de procesos que eliminan tareas de bajo valor añadido
- Reducción de tareas manuales mediante la automatización
- Reducción de errores humanos
- Aumento de productividad de la empresa
- Reducción de papeles usado
- Integración con diferentes ERP y programas
- Opción de full outsourcing
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Por último, monitorea y optimiza tus resultados
Tras haber escogido una herramienta de automatización documental, y haberla integrado correctamente en tus procesos, es vital llevar un seguimiento de tus resultados, para poder optimizarlos.
- Establecer métricas de rendimiento claras: Es fundamental definir los indicadores clave de rendimiento (KPIs) que te ayudarán a evaluar el éxito de la herramienta de automatización documental. Esto puede incluir el tiempo promedio de procesamiento de documentos, la tasa de error en la extracción de datos, la eficiencia en la generación de informes, etc.
- Establecer una calendario para la actualización de resultados, dependiendo de la empresa y la frecuencia de los cambios en los procesos automatizados.
- Recopilar retroalimentación de los empleados: Esto es fundamental para ver el impacto que ha tenido la automatización en diversos procesos y poder realizar una medida más precisa de los resultados.
Automatización documental por países
España, a la cola de las grandes potencias en automatización de la gestión documental
Las herramientas de automatización ya están a la órden del día en las empresas más disruptivas del país. Si quieres que tu empresa despunte y tus beneficios aumenten de manera exponencial ¿A qué esperas para implementar una herramienta de automatización de IA?
